Dimmi un po’, quando prendi in mano l’agenda e inizi a mettere i tuoi impegni all’interno della settimana o del mese, pensi mai a come ti sentirai quando andrai a svolgere l’attività che avevi pianificato?

Ti capita spesso di programmare lavori impegnativi, soprattutto dal punto di vista mentale, o di concentrare impegni e appuntamenti arrivando a riempimento di tutti gli slot liberi dell’agenda senza un ordine ben preciso, ma solo per riempire i buchi vuoti?

La modalità del “fare” a cui ci hanno sempre abituato può essere controproducente e molto stancante, sia dal punto di vista fisico che mentale.

Organizzare le attività seguendo i tuoi ritmi naturali può essere molto meno stancante e molto più efficace di quanto tu non possa mai aver sperimentato.

Un aspetto che è davvero fondamentale quando iniziamo a programmare le nostre attività, qualsiasi esse siano, ma che quasi mai viene preso in considerazione è l’energia.

È fondamentale mapparla e purtroppo quello che spesso succede è che ci concentriamo solo sugli spazi vuoti che vediamo nella nostra agenda, infatti siamo abituate a ragionare sull’uso che facciamo del tempo senza mai riflettere sull’uso che invece facciamo della nostra energia che è molto più importante dal punto di vista della produttività (parola che odio e un giorno vi spiegherò perché).

Quando siamo in fase di pianificazione o programmazione delle nostre attività, non possiamo pensare di lavorare solo sulla gestione del tempo (ad esempio: quanto mi occupa ed entro quando devo realizzare quella determinata cosa), perché la produttività non può prescindere da due concetti fondamentali che derivano dall’uso che noi facciamo della nostra energia: efficienza ed efficacia.

Per efficienza si intende: la capacità costante di rispondenza alle proprie funzioni o ai propri fini. Da qui capiamo come l’elemento tempo sia fondamentale, è quel “costante” che vincola il nostro rendimento.

Ti è mai capitato di fare duemila cose in un giorno, girando come una trottola, e a fine giornata avere la sensazione di non aver concluso nulla?

Ecco, questa è l’efficienza.

L’ efficacia invece è la capacità di produrre l’effetto o i risultati voluti o sperati, come puoi vedere la definizione è slegata dal concetto di tempo, un po’ come quando ti capita di sbrigare una faccenda noiosissima e super antipatica in un quarto del tempo che pensavi di impiegare, quella è l’efficacia.

La tua concentrazione e tutte le tue energie in quel momento sono allineate e sono lì con te per aiutarti a portare a termine i compiti che ti eri prefissata, in molto meno tempo rispetto a quando lo devi fare per forza e di conseguenza sei disallineata.

Se ti concentri solo sui “buchi” della tua agenda per andare a riempimento senza tener conto dell’unica risorsa su cui puoi avere un controllo, cioè la tua energia, in breve tempo ti ritroverai stanchissima e insoddisfatta, oberata di cose da fare e con un bel senso di sopraffazione che ti terrà compagnia giorno e notte (notti in bianco da continui pensieri sul “riuscirò a far tutto?!?!?” Ne hai mai avuti?).

L’energia a dispetto del tempo è variabile per questo se io ho lo stesso numero di ore ma quelle ore le affronto con una riserva di energia diversa la mia efficacia sarà più o meno alta.

Come posso tenere traccia delle mie fluttuazioni energetiche?

Iniziando dal singolo giorno, ad esempio:

• Come mi sveglio al mattino?
• Come mi sento dopo pranzo?
• Come sto alla sera?

Iniziando a monitorare i movimenti dell’energia durante l’arco della giornata posso scoprire che magari sono più produttiva alla mattina e che quindi non ha senso mettere lavori che mi impegnano molto dal punto di vista mentale al pomeriggio, quando inizio a sbadigliare come un ippopotamo.

Impiegherei un sacco di tempo e farei un sacco di fatica con il rischio magari di sbagliare anche qualcosa e di ritrovarmi successivamente a dover correggere o addirittura rifare da capo tutto il lavoro.

Parallelamente ai movimenti di energia che abbiamo nell’arco della giornata monitoriamo anche la fase del ciclo in cui ci troviamo, per ciclo intendo tutti i 28 giorni, non solo la fase mestruale.

Quindi mano alla tua agenda e inizia a segnare i giorni delle mestruazioni, dell’ovulazione, della settimana prima del ciclo, e così via.

Fatto questo inizia a chiederti come ti senti durante quelle fasi.

Ti faccio un esempio: prova a pensare ad una donna che soffre di PMS (sindrome premestruale) e che abbia un’attività che lavora su appuntamento.

Pensa che fatica immane dev’essere lavorare con i clienti, proprio nei giorni prima del ciclo, quando ha l’umore a terra e si sente come un drago pronta ad arrostire tutto e tutti.

Rimandando di qualche giorno alcuni appuntamenti importanti o alleggerendo il carico lavorativo, sicuramente tutti sarebbero salvi (anche eventuali futuri contratti).

Un altro parametro da monitorare può essere quello dei riposi settimanali, sono sempre allineati con la tua efficacia?

Mi spiego meglio, se ad esempio come riposo settimanale hai il sabato e la domenica, come si muove la tua energia in quei giorni?

Il lunedì come ti senti?

Facendo un altro piccolo passo hai mai provato a pensare a come ti senti durante le varie stagioni dell’anno?

La tua energia a Natale è la stessa di Ferragosto?

Capire come funzioniamo nell’arco dell’anno ci aiuta tantissimo a pianificare quelle attività che richiedono tipi di energia diversa.

Un’energia di tipo introspettivo magari non è vincente durante il lancio di un prodotto, dobbiamo affidarci ad un’energia di tipo più estroverso.

Ti faccio un altro esempio: hai deciso di programmare un lancio a novembre con una nebbia che ti mette l’allegria di un funerale, ecco magari aspettando qualche settimana e sapendo che Natale, per te è il periodo più bello dell’anno forse ti verrebbe più facile e naturale affrontare un’attività così impegnativa.

La cosa non si applica se invece sei una Grinch convintissima e la nebbia ti mette quella pace e quel buon umore che solo la notte di Halloween ti sa dare.

Ognuna di noi è diversa e soprattutto funziona in modo diverso, capirlo è il primo passo verso una centratura che ti aiuterà a vivere in maniera più allineata con te stessa anche nei momenti di caos, inevitabili, a cui la vita ti mette ogni tanto davanti.

È importante avere queste consapevolezze per poter pianificare e gestire al meglio le proprie attività, giornaliere, settimanali, mensili, trimestrali e annuali.

Una volta tenuto conto di tutte queste variabili avremo la nostra mappa energetica che ci consentirà di organizzare al meglio il nostro tempo e le nostre attività, senza stancarci troppo.

Non aver paura di abbondare con i parametri e dettagli!

Più sarai precisa e più sarai efficace nello svolgere i tuoi compiti, riducendo al minimo gli sprechi di tempo ed energia.

Ricavando così più tempo da dedicare a te stessa e alle tue passioni.